Как всегда все успевать или 8 правил действенного тайм менеджмента
Как часто мы откладываем важные дела с пояснением «Нет времени»? Раз в неделю – точно, а то и чаще. Иногда за этой отговоркой пролетает вся жизнь, и мы не успеваем сделать все самое главное. Давайте поговорим о том, как успевать больше. Всего 8 правил, которые мы продумали с коллегами, качественно изменят вашу жизнь.
Правило №1. Планируйте свой день
Каждый из нас, как правило, планирует, что нужно сделать завтра, на среду, в следующем месяце и т.д. Довольно сложно бывает запомнить весь этот список, особенно если вы – занятой человек. Не держите эти планы в голове, а записывайте их!
Никогда не задумывались, почему у руководителей фирм всегда есть секретарь или личный помощник, который планирует день начальника? Чтобы удержать важную мысль в голове (дату, время встречи, необходимость кому-то позвонить и проч.) мозгу требуется очень часто обращаться к ней, т.е. вспоминать, чтобы не забыть. Это серьезная нагрузка на вашу продуктивность и нервную систему, решить которую можно листком бумаги и карандашом. В современном мире достаточно простых и удобных программ-планировщиков для телефонов и компьютеров, которые во время напомнят о важном деле и легко запомнят список необходимых покупок.
Когда вы уже привыкли к спискам, рекомендую углубиться в систему и разделить их по приоритетам на первостепенные и второстепенные, отведя в блокноте или записной книжке две отдельные колонки. Расписав свои дневные задачи таким образом, вы сможете, в случае необходимости, пожертвовать второстепенными делами в пользу важных. Иногда в суматохе дня сложно определить, какое дело важнее, если вы подумали об этом заранее, сомнения отпадут.
На работе я обычно использую большущую тетрадь в клеточку, в которой по ходу процесса и диалогов вношу записи. К примеру, «уточнить у Романа о статье», «написать Евгению о сроках», «просмотреть статистику по запросу» и проч. В день таких пунктов бывает до 20 штук, и все они требуют внимания. Если бы я держала все это в голове, то обязательно что-либо забыла бы. То, что следует сделать сразу, я записываю в начало списка, что можно отложить до завтра – вниз. Не сильно расписываю дело, только 3-4 слова, чтобы напомнить себе (правда, иногда бывает, что не могу вспомнить, что же я имела в виду :)). Работает неплохо.
Правило №2. Первая половина дня должна быть максимально загруженной
Постарайтесь, чтобы выполнение максимального количества запланированных дел пришлось на первую половину дня. Для решения личных дел можно воспользоваться перерывом на обед, а на послеобеденное время оставьте самый минимум запланированных на день дел.
Это 100%-е правило, которое работает для тех, чья работа не сопряжена с творческим процессом, ночным графиком или с общением с коллегами на другой стороне света. Ситуации бывают разные, но смысл этого правила в том, что утром мы отдохнувшие, наш мозговой процесс еще свободен от волнений и переживаний, мы легко сосредотачиваемся и делаем сложные дела.
В одной из книг по тайм менеджменту я вычитала дополнение к этому правилу – первым делом нужно делать самую сложную и неприятную работу, при этом сесть и сделать все разом (по возможности), не отвлекаясь. Утром вы затратите на это меньше всего времени, а вот чем дольше будете откладывать, тем больше шансов до нее не добраться.
Увы, мои рабочие обязанности не позволяют мне первым делом браться за самое нелюбимое, но одно правило я выполняю точно – все архиважное сделать до обеда! После обеда мой мозг отчего-то теряет способность думать и требует всяческих отвлечений, поэтому иногда обедать приходится в 5-6 вечера 🙂
Правило №3. Всегда имейте запасы и своевременно их пополняйте
«Закон подлости» никто не отменял, и когда что-то срочно бывает необходимо, его-то как раз не хватает. Обычно это деньги, чья-то помощь, лекарства от простуды, соль и туалетная бумага 🙂 В итоге, столкнувшись с глобальной проблемой, мы знаем, как ее решить, но упираемся в невозможность достать требуемый компонент прямо сейчас, теряя драгоценное время.
Поэтому всегда нужно иметь экстренно важных для вас ресурсов: денег и необходимых средств. Кроме того, не забывайте своевременно их пополнять. Подумайте о себе заблаговременно. Это сэкономит вам массу времени и нервов.
Правило №4. У вас не должно быть ничего неисправного
Ничто не бывает вечным. Со временем все ломается, отрывается, расклеивается и т.д. Не оставляйте починку на «потом», чините и ремонтируйте все своевременно, иначе нужная вам вещь или прибор подведет вас в самый неподходящий момент.
Особенно это правило касается:
- инструментов для работы, которые всегда надо держать в порядке,
- своего здоровья, которое всегда выходит из строя в неподходящий момент,
- автомобиля, неожиданная поломка которого может создать аварийную ситуацию,
- и системы отопления, потому что зима всегда приходит неожиданно 🙂
Единственное, что рекомендую НЕ чинить, — это телевизор…
Правило №5. Не допускайте беспорядка в вещах
«Творческий» беспорядок – это, конечно, хорошо. Однако задумайтесь, сколько времени вы тратите в поисках ключей от квартиры, машины, своего мобильного телефона, наручных часов, которые «как назло куда-то затерялись, когда я так спешу». Каждый раз кладите вещи только на свои места, и вы будете приятно удивлены количеством сэкономленного времени.
Кстати, это касается не только вещей, и персональных компьютеров. На поиск сохраненной в браузере «потом создам» закладки или нужного текста в папках «111», «Новое» и «Совсем новое» тратится уйма времени, которое можно было использовать более рационально.
Про женскую сумочку даже говорить не буду. Это волшебное место, где есть все, кроме порядка 🙂 По крайней мере, в моей…
Правило №6. Всегда кладите вещи на свое место
Определите для каждой вещи свое собственное место: документы – в коробке, чеки и квитанции – в отдельной папке и т.д. Иначе, например, получив посылку и положив паспорт «потом положу, сейчас некогда» на стол, в лучшем случае, вы потратите намного больше времени на его поиски в следующий раз. В худшем случае, ваш ребенок сможет вас обрадовать тем, что все купленные вчера фломастеры отлично рисуют. 🙂
А еще по этому поводу однажды отлично высказался продавец, который продавал мне стиральную машинку: «Вот вам гарантия. И помните, чем лучше вы будете знать, где она хранится, тем реже будет ломаться машина». Мудрый парень!
Правило №7. Выбрасывайте хлам
Существует неписанное правило – если что-то не понадобилось в течение трех лет, то и в следующие три года это будет невостребованным. Отбросьте мотивацию «а вдруг пригодится». Старые вещи – это не запас, а неликвид, который создает беспорядок, резко уменьшает место в шкафу, на балконе, в подвале и на даче и только увеличивается со временем. Вы почти никогда не вспомните, что лежит «в во-о-он той» папке или коробке, если оно лежит там давно, и точно не воспользуетесь оставленным на «черный день» по той же причине – не вспомните.
Поэтому не тратьте время и место на ненужные вещи, периодически освобождайте от него свою жизнь. Не зря восточная мудрость гласит «Когда сосуд полный, в него не влить ничего нового».
Правило №8. Ведите здоровый образ жизни
Недосыпание часто приводит к опозданиям, мешает сконцентрироваться на выполнении задачи и может вообще испортить весь день. Отдохнувший же человек наоборот, чувствует заряд бодрости, оптимизма и интереса к миру и работе. То же самое касается и здоровья!
Следите за собой, занимайтесь спортом и старайтесь питаться правильно. Иначе, например, вместо следования составленного накануне дневного плана всегда есть шанс потерять время на срочном приеме у стоматолога. Также есть возможность неожиданное отказаться от отпуска из-за простуды, не пойти на важное собеседование из-за боли в спине и потерять массу времени из-за банального желудочного недомогания. Поэтому, потратив час времени в день на физкультуру, вы сэкономите значительно больше!
Другие статьи юбилейного номера
- Веб-версия терминала MetaTrader – инструкция по применению
- «В текущей ситуации, после 1 января на рынке образуется вакуум…», — о получении лицензии Банка России с Ярославом Дюсуше, АО «Финам»
- Духовные законы богатства
Без правильного распределения времени и сил не стоит надеяться на достижение хороших результатов в любом деле, тем более в торговле на рынке форекс. Хочешь зарабатывать — займись вначале самоорганизацией.
Да. И следует систематизировать информацию. Не единожды замечала, что важные записи на листочках теряются аккурат в то самое время, когда нужны больше всего.
Учитывая название статьи, хотелось получить побольше информации о том, как правильно планировать. В место этого целых три пункта о том, как навести порядок на работе.
Вы не представляете, сколько времени убивает беспорядок. Про планирование есть масса книг, в них много советов интересных, но не всеми мы пользуемся. Так и тут, мы пишем о том, что работает для нас, делимся своей выжимкой из книг и жизни.
Хорошие способы борьбы с хронофагами. Но мне бы хотелось побольше узнать о № 3. Как и какие именно (кроме денежных) Вы предлагаете делать и пополнять запасы?
Спасибо за интерес к статье. Обычно я запасаю в достаточном количестве рабочие инструменты — например, обязательно есть второй и третий вариант доступа к интернету, всяческие ручки-тетрадки. Аналогично у меня есть второй работающий компьютер на случай сбоя первого. Также я делаю бекапы всех необходимых документов, контактов, статей. Дома есть запасы соли и всяких круп, мороженых заготовок с лета, лекарственных препаратов, угощений в случае неожиданных гостей. К этому же относится список необходимых продуктов, которые надо купить или кончились. Сразу записала — быстро сориентировалась в магазине.
Я например, планы на неделю записываю. Это действительно помогает экономить время и все делать вовремя.
Когда я учился на экономическом факультете, то один мудрый преподаватель объяснял нам, что все дела делятся на важные и срочные. Срочные дела будут появляться каждый день и целой жизни не хватит, чтобы успеть за каждой мелочью. Поэтому всегда выполняйте важные дела в первую очередь, а потом уже срочные.
Мудрая мысль!
Действительно, дела нужно распределять по приоритету. Что важнее, то и делаем в первую очередь.
Так и должно быть, чтобы потом не носиться, делая всё в последнюю секунду.
Со все согласен, но только не с 5 и 6 пунктами. У меня всегда порядок с бумагами и файлами на компе, но в комнате бардак, так как я экономлю уйму времени до выходных на уборку.
Ну, даже если закрыть глаза на 5-ый пункт, то выполнение 6-го просто обязательно. Даже в беспорядке должно быть место каждой вещи. Иначе полжизни уйдёт на поиски.
Почти моя ситуация) Но если общее пространство находится в творческом беспорядке, то рабочее место всегда готово к процессу.
А я, Александр, решаю проблемы по мере их поступления, и не делю их на главные и второстепенные, так как даже простая нерешенная «мелочь», может в дальнейшем вырасти в огромную запущенную проблему. А так — у меня все под контролем.
Очень полезные советы! Стараюсь всегда планировать каждый день и быть пунктуальной.
И эти хороши, и другие не хуже. Только тяжело всегда жить по правилам!
Все так и делаю, правда с «не допускайте беспорядка» у меня плохо) Всегда какой-т омини творческий беспорядок, но присутствует!
Очень хорошо помогает планировать время матрица дел Эйзенхауэра. Просто расчертить у себя таблицу в ежедневнике и разделить дела: важные срочные, важные не срочные, не важные срочные, не важные не срочные. Сразу становится понятно, за что браться в первую очередь, а что может и подождать.
Большие планы не стоит составлять: банально можно что-то не успеть или не суметь сделать из-за нехватки времени, но костяк должен быть.
Я всегда строго выполняю правило №2: заставляю себя в первую очередь делать то, что не хочется. Самовоспитание. Отличное руководство, выписала в блокнот…
Для меня самое важное правило тайм-менеджмента- это вначале дня делать самые сложные дела, а потом уже переходить к второстепенным и менее важным делам. Работает на 100%.
А я всегда говорю: время это самое большое богатство!