How to always be on time or 8 rules of effective time management

Как часто мы откладываем важные дела с пояснением «Нет времени»? Раз в неделю – точно, а то и чаще. Иногда за этой отговоркой пролетает вся жизнь, и мы не успеваем сделать все самое главное. Давайте поговорим о том, как успевать больше. Всего 8 правил, которые мы продумали с коллегами, качественно изменят вашу жизнь.

Правило №1. Планируйте свой день

Каждый из нас, как правило, планирует, что нужно сделать завтра, на среду, в следующем месяце и т.д. Довольно сложно бывает запомнить весь этот список, особенно если вы – занятой человек. Не держите эти планы в голове, а записывайте их!

Никогда не задумывались, почему у руководителей фирм всегда есть секретарь или личный помощник, который планирует день начальника? Чтобы удержать важную мысль в голове (дату, время встречи, необходимость кому-то позвонить и проч.) мозгу требуется очень часто обращаться к ней, т.е. вспоминать, чтобы не забыть. Это серьезная нагрузка на вашу продуктивность и нервную систему, решить которую можно листком бумаги и карандашом. В современном мире достаточно простых и удобных программ-планировщиков для телефонов и компьютеров, которые во время напомнят о важном деле и легко запомнят список необходимых покупок.

Когда вы уже привыкли к спискам, рекомендую углубиться в систему и разделить их по приоритетам на первостепенные и второстепенные, отведя в блокноте или записной книжке две отдельные колонки. Расписав свои дневные задачи таким образом, вы сможете, в случае необходимости, пожертвовать второстепенными делами в пользу важных. Иногда в суматохе дня сложно определить, какое дело важнее, если вы подумали об этом заранее, сомнения отпадут.

На работе я обычно использую большущую тетрадь в клеточку, в которой по ходу процесса и диалогов вношу записи. К примеру, «уточнить у Романа о статье», «написать Евгению о сроках», «просмотреть статистику по запросу» и проч. В день таких пунктов бывает до 20 штук, и все они требуют внимания. Если бы я держала все это в голове, то обязательно что-либо забыла бы. То, что следует сделать сразу, я записываю в начало списка, что можно отложить до завтра – вниз. Не сильно расписываю дело, только 3-4 слова, чтобы напомнить себе (правда, иногда бывает, что не могу вспомнить, что же я имела в виду :)). Работает неплохо.

Правило №2. Первая половина дня должна быть максимально загруженной

Постарайтесь, чтобы выполнение максимального количества запланированных дел пришлось на первую половину дня. Для решения личных дел можно воспользоваться перерывом на обед, а на послеобеденное время оставьте самый минимум запланированных на день дел.

Это 100%-е правило, которое работает для тех, чья работа не сопряжена с творческим процессом, ночным графиком или с общением с коллегами на другой стороне света. Ситуации бывают разные, но смысл этого правила в том, что утром мы отдохнувшие, наш мозговой процесс еще свободен от волнений и переживаний, мы легко сосредотачиваемся и делаем сложные дела.

В одной из книг по тайм менеджменту я вычитала дополнение к этому правилу – первым делом нужно делать самую сложную и неприятную работу, при этом сесть и сделать все разом (по возможности), не отвлекаясь. Утром вы затратите на это меньше всего времени, а вот чем дольше будете откладывать, тем больше шансов до нее не добраться.

Увы, мои рабочие обязанности не позволяют мне первым делом браться за самое нелюбимое, но одно правило я выполняю точно – все архиважное сделать до обеда! После обеда мой мозг отчего-то теряет способность думать и требует всяческих отвлечений, поэтому иногда обедать приходится в 5-6 вечера 🙂

Правило №3. Всегда имейте запасы и своевременно их пополняйте

«Закон подлости» никто не отменял, и когда что-то срочно бывает необходимо,  его-то как раз не хватает. Обычно это деньги, чья-то помощь, лекарства от простуды, соль и туалетная бумага 🙂 В итоге, столкнувшись с глобальной проблемой, мы знаем, как ее решить, но упираемся в невозможность достать требуемый компонент прямо сейчас, теряя драгоценное время.

Поэтому всегда нужно иметь экстренно важных для вас ресурсов: денег и необходимых средств. Кроме того, не забывайте своевременно их пополнять. Подумайте о себе заблаговременно. Это сэкономит вам массу времени и нервов.

Правило №4. У вас не должно быть ничего неисправного

Ничто не бывает вечным. Со временем все ломается, отрывается, расклеивается и т.д. Не оставляйте починку на «потом», чините и ремонтируйте все своевременно, иначе нужная вам вещь или прибор подведет вас в самый неподходящий момент.

Особенно это правило касается:

1. инструментов для работы, которые всегда надо держать в порядке,
2. своего здоровья, которое всегда выходит из строя в неподходящий момент,
3. автомобиля, неожиданная поломка которого может создать аварийную ситуацию,
4. и системы отопления, потому что зима всегда приходит неожиданно 🙂

Единственное, что рекомендую НЕ чинить, — это телевизор…

Правило №5. Не допускайте беспорядка в вещах

«Творческий» беспорядок – это, конечно, хорошо. Однако задумайтесь, сколько времени вы тратите в поисках ключей от квартиры, машины, своего мобильного телефона, наручных часов, которые «как назло куда-то затерялись, когда я так спешу». Каждый раз кладите вещи только на свои места, и вы будете приятно удивлены количеством сэкономленного времени.

Кстати, это касается не только вещей, и персональных компьютеров. На поиск сохраненной в браузере «потом создам» закладки или нужного текста в папках «111», «Новое» и «Совсем новое» тратится уйма времени, которое можно было использовать более рационально.

Про женскую сумочку даже говорить не буду. Это волшебное место, где есть все, кроме порядка 🙂 По крайней мере, в моей…

Правило №6. Всегда кладите вещи на свое место

Определите для каждой вещи свое собственное место: документы – в коробке, чеки и квитанции – в отдельной папке и т.д. Иначе, например, получив посылку и положив паспорт «потом положу, сейчас некогда» на стол, в лучшем случае, вы потратите намного больше времени на его поиски в следующий раз. В худшем случае, ваш ребенок сможет вас обрадовать тем, что все купленные вчера фломастеры отлично рисуют. 🙂

А еще по этому поводу однажды отлично высказался продавец, который продавал мне стиральную машинку: «Вот вам гарантия. И помните, чем лучше вы будете знать, где она хранится, тем реже будет ломаться машина». Мудрый парень!

Правило №7. Выбрасывайте хлам

Существует неписанное правило – если что-то не понадобилось в течение трех лет, то и в следующие три года это будет невостребованным. Отбросьте мотивацию «а вдруг пригодится». Старые вещи – это не запас, а неликвид, который создает беспорядок, резко уменьшает место в шкафу, на балконе, в подвале и на даче и только увеличивается со временем. Вы почти никогда не вспомните, что лежит «в во-о-он той» папке или коробке, если оно лежит там давно, и точно не воспользуетесь оставленным на «черный день» по той же причине – не вспомните.

Поэтому не тратьте время и место на ненужные вещи, периодически освобождайте от него  свою жизнь. Не зря восточная мудрость гласит «Когда сосуд полный, в него не влить ничего нового».

Правило №8. Ведите здоровый образ жизни

Недосыпание часто приводит к опозданиям, мешает сконцентрироваться на выполнении задачи и может вообще испортить весь день. Отдохнувший же человек наоборот, чувствует заряд бодрости, оптимизма и интереса к миру и работе. То же самое касается и здоровья!

Следите за собой, занимайтесь спортом и старайтесь питаться правильно. Иначе, например, вместо следования составленного накануне дневного плана всегда есть шанс потерять время на срочном приеме у стоматолога. Также есть возможность неожиданное отказаться от отпуска из-за простуды, не пойти на важное собеседование из-за боли в спине и потерять массу времени из-за банального желудочного недомогания. Поэтому, потратив час времени в день на физкультуру, вы сэкономите значительно больше!

Другие статьи юбилейного номера

• Web-version of the MetaTrader terminal - instructions for use
• "In the current situation, after January 1, a vacuum is formed in the market..." - on the receipt of the license of the Bank of Russia with Yaroslav Dyusuch, Finam JSC
• The Spiritual Laws of Wealth

That's interesting!

• Wealth in Practice: 22 Principles We've Tested!
• The 22 Rules of Wealth We Checked (continued)
• And how do you spend your 86 400$?